Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn dweud wrthych beth i’w ddisgwyl gan CBSC pan fyddwn yn casglu eich gwybodaeth bersonol mewn perthynas â Gwasanaeth Asesu Refeniw a Budd-daliadau CBSC.
Mae’r Gwasanaeth Asesu Refeniw a Budd-daliadau yn cynnwys yr adrannau canlynol: Ardoll Ardal Gwella Busnes, Treth y Cyngor, Cymorth Treth y Cyngor, Prosesu Delweddu Dogfennau, Asiantau Gorfodi, Asesiadau Budd-dal Tai, Asesiadau Ariannol ar gyfer Gwasanaethau Gofal Cymdeithasol, Mân Ddyledwyr a Chysoni Incwm ac Ardrethi Annomestig Cenedlaethol.
Mae’n ofynnol yn ôl y gyfraith i’r Cyngor warchod y cyllid cyhoeddus mae’n ei weinyddu, ac felly gall ddefnyddio unrhyw wybodaeth rydych wedi ei rhoi i atal, canfod ac ymchwilio i dwyll ac anghysonderau, ar gyfer perfformio contract, neu, dasg a gyflawnir er lles y cyhoedd, neu i gydymffurfio â rhwymedigaethau cyfreithiol. Rhan 6 Deddf Archwilio ac Atebolrwydd Lleol 2014 a Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) yw’r sail gyfreithiol.
Pwrpas prosesu a'r sail gyfreithiol i brosesu eich gwybodaeth bersonol
- Darpariaeth gwasanaeth ar gyfer y Gwasanaeth Asesiadau Refeniw a Budd-daliadau. Os na fyddwch yn darparu gwybodaeth, ni fyddwn yn gallu darparu’r gwasanaeth hwn i chi. Mae anfon biliau, casglu a gorfodi ar drethi lleol (domestig ac annomestig) a dyledion amrywiol eraill yn ogystal ag Asesiadau Ariannol ar gyfer Gwasanaethau Gofal Cymdeithasol ac asesiadau a thalu Budd-dal Tai a Chymorth Treth y Cyngor yn gyfrifoldebau statudol ar y Cyngor. Er mwyn galluogi i CBSC gyflawni ei ddyletswyddau / rhwymedigaethau, mae angen i ni gasglu gwybodaeth bersonol gennych chi gan gynnwys eich enw, cyfeiriad, manylion cyswllt, dyddiad geni, gwybodaeth ariannol a gwybodaeth bersonol arall i anfonebu'n gywir ac / neu ymdrin â chais am ostyngiad i Dreth y Cyngor / Ardrethi Annomestig, cynnal asesiadau Budd-dal Tai / Cymorth Treth y Cyngor ac anfonebu am wasanaethau eraill a ddarperir gan CBSC, ynghyd â chyfrifo cost am wasanaethau Gofal Cymdeithasol. Efallai y byddwn hefyd eisiau gwybodaeth am y bobl sy’n byw yn yr un aelwyd â chi (sydd ddim yn ddibynyddion) pan fyddwch yn gwneud cais am Fudd-dal Tai / Gostyngiad i Dreth y Cyngor ac mae angen hynny i gyfrifo eich hawl. Bydd y data ynglŷn â rhai sydd ddim yn ddibynyddion arnoch chi hefyd yn cael ei brosesu.
I brofi fersiynau meddalwedd TG newydd, rydym yn defnyddio copi o ddata o'r ffrwd fyw. Mae hyn yn sicrhau bod y feddalwedd yn gweithio'n gywir ac yn ddiogel, gan ein helpu i wella ein gwasanaethau a diogelu eich data.
- Gwella gwasanaeth, cynllunio / ymchwilio'n fewnol ar gyfer y gwasanaeth. Byddwn yn defnyddio eich gwybodaeth i wella’r gwasanaeth i chi a, lle bo hynny'n bosib', fel nad yw’n eich adnabod. Os ydych yn gwrthwynebu i ni ddefnyddio eich data personol, cysylltwch â ni.
- Atal / canfod trosedd / twyll. Mae Deddf Troseddau Difrifol 2007 yn caniatáu i awdurdodau cyhoeddus ddatgelu gwybodaeth at ddibenion atal twyll, fel aelod o sefydliad gwrth-dwyll penodol neu fel arall yn unol ag unrhyw drefniadau a wnaed gyda sefydliad o’r fath.
Gyda phwy fyddwn yn rhannu eich gwybodaeth
Rydym yn gweithio gyda nifer o sefydliadau eraill naill ai i storio gwybodaeth bersonol neu i’n cynorthwyo i ddarparu gwasanaethau i chi. Gallwn hefyd rannu eich gwybodaeth bersonol pan ydym o’r farn bod rheswm da dros wneud hynny, sy’n fwy pwysig na diogelu eich preifatrwydd chi. Er enghraifft, efallai y byddwn yn rhannu eich gwybodaeth er mwyn canfod neu atal trosedd neu dwyll.
Byddwn yn rhannu eich gwybodaeth â:
- Gwasanaethau/adrannau eraill CBSC at ddibenion materion Gorfodi’r Cyngor lle bo angen.
- Cyrff sy’n ymchwilio i neu'n prosesu hawliadau.
- Asiantaethau sector cyhoeddus e.e. yr Adran Gwaith a Phensiynau, yr Adran Cyllid a Thollau, awdurdodau lleol eraill a chwmnïau sector preifat fel asiantaethau gwirio credyd.
- Cyrff sy’n gweithio i atal twyll a chefnogi mentrau twyll cenedlaethol.
Cyfnod cadw neu’r meini prawf a ddefnyddir i bennu’r cyfnod cadw
Byddwn yn cadw eich gwybodaeth bersonol yn unol â’r cyfnodau cadw sydd ym Mholisïau Cadw Data / Dogfennau'r Cyngor ar gyfer pob maes data a gasglwyd.
Caiff yr holl alwadau ffôn drwy linellau'r Gwasanaeth Asesiadau Refeniw a Budd-daliadau eu recordio at ddibenion hyfforddiant a monitro. Bydd recordiadau o’r galwadau hyn yn cael eu cadw am 90 diwrnod.
Ffynonellau'r data personol a ph'run a ddaeth o ffynonellau sydd ar gael i’r cyhoedd
Daw gwybodaeth bersonol yn bennaf gan y cwsmer ond gall hefyd gael ei darparu gan ffynonellau eraill ar sail unigol e.e. Asiantau Gosod, Cyfreithwyr, yr Heddlu, Landlordiaid, adrannau mewnol y Cyngor , neu unrhyw drydydd parti arall pan fo eiddo wedi’i feddiannu / yn wag.
Caiff gwybodaeth hefyd ei darparu gan gyrff eraill, i gynorthwyo â phrosesu ceisiadau ar gyfer Budd-dal Tai / Cymorth Treth y Cyngor neu ostyngiad i Dreth y Cyngor / Ardrethi Annomestig yn ogystal ag atal twyll, fel yr isod:
- Yr Adran Gwaith a Phensiynau
- Asiantaeth y Swyddfa Brisio
- Yr Adran Cyllid a Thollau
- Gwasanaeth Pensiynau
- Asiantaethau Tystio Credyd
- Awdurdodau lleol eraill
Lle bo darparu data personol yn rhan o ofynion neu rwymedigaethau statudol neu gontract a chanlyniadau posib' methu â darparu’r data personol
Mae gennym ddyletswydd statudol i ddarparu’r gwasanaethau hyn i chi a defnyddio a datgelu eich gwybodaeth bersonol yn y modd a ddisgrifir yn yr hysbysiad preifatrwydd hwn, felly canlyniad methu â darparu eich gwybodaeth bersonol yw na fyddwn yn gallu cydymffurfio â’n dyletswydd statudol.
Gwneud penderfyniadau awtomataidd, yn cynnwys proffilio a gwybodaeth am sut y gwneir penderfyniadau, yr arwyddocâd a’r canlyniadau
Bydd rhai o’r systemau y mae Gwasanaeth Asesiadau Refeniw a Budd-daliadau CBSC yn eu defnyddio yn defnyddio’r data a ddarparwyd i wneud penderfyniadau awtomataidd. Mae gennych hawl gwrthod unrhyw benderfyniad a wneir yn awtomataidd a gofyn bod aelod o staff yn gwneud y penderfyniad.
Sut i gysylltu â ni
I arfer unrhyw rai o'ch hawliau o dan y Ddeddfwriaeth Diogelu Data, cysylltwch â ni:
Cyngor Bwrdeistref Sirol Conwy
PO Box 1
Bae Colwyn
LL29 0GG
Newidiadau i'r hysbysiad preifatrwydd hwn
Rydym yn adolygu ein hysbysiad preifatrwydd yn rheolaidd. Diweddarwyd yr hysbysiad preifatrwydd hwn ym mis Ebrill 2018.
Eich hawliau gwybodaeth
I weld hysbysiad preifatrwydd cyffredinol Conwy, ewch i www.conwy.gov.uk/diogeludata a www.conwy.gov.uk/hysbysiadaupreifatrwydd. Gallwch hefyd defnyddio’r safleoedd hyn i ddod o hyd i'n manylion cyswllt os oes gennych gŵyn am eich hawliau gwybodaeth.