Mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Conwy yn Rheolwr Data ac wedi’i gofrestru gyda Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth Rheolwr Data ac wedi’i gofrestru gyda Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth.
Y gwasanaeth a fydd yn prosesu (defnyddio) eich data personol yw: Pobl a Pherfformiad - Y Tîm Gwella a Datblygu Corfforaethol.
Y rheswm (pwrpas) pam mae’n angenrheidiol prosesu eich data personol
Fel rhan o’i waith i Gyngor Bwrdeistref Sirol Conwy a’i sefydliadau partner, weithiau mae’r Tîm Gwella a Datblygu Corfforaethol yn cynnal gweithgareddau ymgysylltu â’r gymuned â phartneriaid, er mwyn helpu i siapio a nodi gweithgareddau cynllunio strategol a phrosiectau’r Cyngor, a helpu i fonitro ac adrodd ar ein perfformiad.
Efallai bydd y gweithgarwch hwn yn cynnwys arolygon ar-lein, ffurflenni adborth, cyswllt dros e-bost, neu fathau eraill o ymgynghoriad a chyfranogiad. Fel rhan o’r gweithgarwch ymgysylltu hwn, efallai y byddwn yn casglu gwybodaeth bersonol gennych, er mwyn ein helpu i ddeall pwy sy’n ymgysylltu â ni’n well, ac ar gyfer cadw mewn cysylltiad â chi.
Y data personol a gaiff ei gasglu a’i brosesu
Mae pob ymgysylltiad yn wahanol, ond mae enghreifftiau o’r data personol y gellir ei gasglu yn cynnwys:
- enw
- gwybodaeth gyswllt megis eich cyfeiriad cartref, eich cyfeiriad e-bost neu eich rhif ffôn
- data o’r rhyngrwyd, megis data o’ch lleoliad, cyfeiriad IP neu gwcis
- eich ymatebion i arolwg
Mae data personol yn cael ei gasglu pan rydych yn rhoi caniatâd i ni wneud hynny’n unig, a byddwn yn egluro at ba ddibenion y byddwn yn defnyddio’r data pan rydym yn ei gasglu. Gallwch ddewis i beidio rhannu darnau o ddata, neu’r holl ddata personol yr ydym yn gofyn amdano.
Rydym yn casglu data cyswllt er mwyn ein helpu i gadw mewn cysylltiad gyda chi ynghylch unrhyw gynnydd neu ddatblygiadau ar faterion sy’n berthnasol i chi, neu os ydych chi’n cofrestru eich diddordeb mewn cymryd rhan mewn ymgynghoriadau neu grwpiau ffocws yn y dyfodol.
Y sail gyfreithiol i brosesu eich data personol
Caniatâd: mae’r unigolyn wedi rhoi caniatâd clir i brosesu ei ddata personol at ddiben penodol.
Manylion unrhyw ddata categori arbennig a gasglwyd ac a broseswyd (os o gwbl)
Mae pob ymgysylltiad yn wahanol, ond mae enghreifftiau o ddata categori arbennig y gellir ei gasglu yn cynnwys:
- oedran
- rhywedd
- ethnigrwydd
- anabledd
- cyfeiriadedd rhywiol
- cenedligrwydd
- hil / ethnigrwydd
- crefydd
- priodas a phartneriaeth sifil
- cyfrifoldebau gofalwyr
- dewis iaith
- data economaidd-gymdeithasol
Cesglir gwybodaeth am gydraddoldeb yn unol â Deddf Cydraddoldeb 2010, a bydd yn cael ei defnyddio er mwyn sicrhau bod y gweithgarwch ymgysylltu’n cynrychioli barn pobl wahanol yn ein cymuned mewn ffordd deg, yn unig. Gallwch ddewis i beidio rhannu darnau o ddata, neu’r holl ddata am gydraddoldeb yr ydym yn gofyn amdano.
Y sail gyfreithiol i brosesu eich data categori arbennig
Caniatâd penodol.
Sut / lle caiff eich data ei storio
Mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Conwy yn defnyddio amryw o wahanol systemau i storio a phrosesu eich data. Mae rhai o’r rhain yn cael eu gwesteio’n fewnol, tra bod eraill yn cael eu gwesteio gan sefydliadau trydydd parti ar sail gwesteiwr cwmwl.
Bydd y wybodaeth a rowch yn cael ei chadw’n gwbl gyfrinachol ac yn cael ei defnyddio ar gyfer y diben a nodwyd uchod yn unig. Mae gennym ni weithdrefnau cadarn ar waith i wneud yn siŵr mai dim ond unigolion perthnasol sy’n gallu defnyddio’r wybodaeth yma a hynny at ddibenion cynnal dadansoddiad o’r data cydraddoldeb; ni fydd y wybodaeth yn hygyrch i’r Awdurdod ehangach.
Am ba mor hir caiff eich data ei gadw
5 mlynedd.
Gyda phwy y bydd eich data yn cael ei rannu
Bydd y data categori personol ac arbennig yr ydych yn ei rannu fel rhan o unrhyw weithgarwch ymgysylltu a gynhelir gan Y Tîm Gwella a Datblygu Corfforaethol ond yn cael ei ddefnyddio i nodi gwasanaethau’r Cyngor, ond ni fydd yn cael ei rannu tu allan i’r sefydliad, na gyda thrydydd parti, ac eithrio bod sail gyfreithiol lle mae gofyn i ni wneud hynny.
Mae’n ofynnol yn ôl y gyfraith i’r Cyngor warchod y cyllid cyhoeddus y mae’n ei weinyddu, ac felly gall ddefnyddio unrhyw wybodaeth rydych wedi ei rhoi i atal, canfod ac ymchwilio i dwyll ac anghysonderau, ar gyfer cyflawni contract neu dasg a gyflawnir er lles y cyhoedd, neu i gydymffurfio ag ymrwymiad cyfreithiol. Rhan 6 Deddf Archwilio ac Atebolrwydd Lleol 2014 a Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) yw’r sail gyfreithiol.
Os oes eithriad, lle bydd data’n cael ei rannu gyda rhywun arall, bydd hyn yn cael ei nodi’n glir ar ddechrau’r ymgysylltiad.
Deallusrwydd Artiffisial, Dysgu Peirianyddol a Modelau Iaith Mawr Deallusrwydd Artiffisial (Deallusrwydd Artiffisial Cynhyrchiol) megis ChatGPT, Bard, Bing neu offer tebyg arall
Amherthnasol. O bryd i’w gilydd, gall y Cyngor ddefnyddio pecynnau Deallusrwydd Artiffisial cymeradwy i helpu gyda mewnwelediad data anhysbys, ni fyddwn yn defnyddio data sy’n datgelu pwy ydi rhywun, a byddwn yn dilyn ein polisïau Deallusrwydd Artiffisial a diogelwch TG bob amser.
Eich hawliau data
Yn ôl y gyfraith mae gennych amrywiaeth o hawliau dros eich data personol sy’n cynnwys:
- yr hawl i gael gwybod
- yr hawl i gael gweld y data personol yr ydym yn ei gadw amdanoch chi
- yr hawl i gywiro unrhyw wallau yn y data personol sydd gennym amdanoch
- yr hawl i gael dileu eich data personol pan nad oes ei angen mwyach
- yr hawl, mewn amgylchiadau cyfyngedig, i gyfyngu ar sut y defnyddir eich data personol
- yr hawl i wrthwynebu i’r defnydd o’ch data personol
Yn yr amgylchiadau prin lle’r ydym yn dibynnu ar gydsyniad fel sail gyfreithiol i brosesu eich data personol, gellwch dynnu’r cydsyniad hwnnw’n ôl ar unrhyw adeg.
Gweler Hysbysiad Preifatrwydd Llawn Cyngor Bwrdeistref Sirol Conwy hefyd.
Unrhyw wybodaeth berthnasol arall
Dim.
Cyswllt gwasanaeth
Os oes gennych unrhyw gwestiynau, cysylltwch â tgdc@conwy.gov.uk.
Uned Llywodraethu Gwybodaeth
If you have any other questions about how your personal data is used, or you wish to exercise any of your rights referred to above, please contact the Information Governance Unit:
- drwy e-bost: uned.llyw-gwyb@conwy.gov.uk
- dros y ffôn: 01492 577215
- drwy’r post: Uned Llywodraethu Gwybodaeth, Cyngor Bwrdeistref Sirol Conwy, Blwch Post 1, Bae Colwyn, LL29 0GG
Os ydych yn credu nad ydym wedi llwyddo i drin a rheoli eich data personol yn briodol mae gennych hawl i apelio i'r Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth:
- drwy e-bost: wales@ico.org.uk
- drwy’r post: Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth - Cymru, 2il Lawr, Churchill House, Ffordd Churchill, Caerdydd, CF10 2HH