Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn dweud wrthych beth i’w ddisgwyl gan Dîm Treth y Cyngor CBSC pan rydym yn casglu eich gwybodaeth bersonol mewn perthynas ag anfon bil a chasglu Treth y Cyngor.
Mae’r Gwasanaeth Asesu Refeniw a Budd-daliadau yn cynnwys yr adrannau canlynol: Ardoll Ardal Gwella Busnes, Treth y Cyngor, Cymorth Treth y Cyngor, Prosesu Delweddau o Ddogfennau, Asiantau Gorfodi, Asesiad Budd-Daliadau Tai, Mân Ddyledwyr a Chysoni Incymau ac Ardrethi Annomestig Cenedlaethol, mae gan bob adran ei hysbysiad preifatrwydd ei hun, er mwyn eu gweld dilynwch y dolenni sydd i’w cael yn ddiweddarach yn yr hysbysiad hwn.
Mae’n ofynnol yn ôl y gyfraith i’r Cyngor warchod y cyllid cyhoeddus y mae’n ei weinyddu, ac felly gall ddefnyddio unrhyw wybodaeth rydych wedi ei rhoi i atal, canfod ac ymchwilio i dwyll ac anghysonderau, ar gyfer cyflawni contract, neu, dasg a gyflawnir er lles y cyhoedd, neu i gydymffurfio ag ymrwymiad cyfreithiol. Rhan 6 Deddf Archwilio ac Atebolrwydd Lleol 2014 a Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) yw’r sail Gyfreithiol.
Pwrpas ar gyfer prosesu a sail gyfreithiol ar gyfer prosesu eich gwybodaeth bersonol
- Darpariaeth gwasanaeth. Os na fyddwch yn darparu gwybodaeth, ni fyddwn yn gallu darparu’r gwasanaeth hwn i chi. Mae anfon biliau a chasglu a gorfodi Treth y Cyngor yn gyfrifoldeb statudol ar CBSC. Er mwyn galluogi i CBSC gyflawni ei ddyletswyddau/ rhwymedigaethau, mae angen i ni gasglu gwybodaeth bersonol gennych chi gan gynnwys eich enw, cyfeiriad, manylion cyswllt, dyddiad geni, gwybodaeth ariannol a gwybodaeth bersonol arall i sicrhau bod gan CBSC y manylion cywir i allu creu anfoneb Treth y Cyngor, gan sicrhau bod yr anfoneb yn cael ei hanfon at yr unigolyn cywir yn y cyfeiriad cywir a bod swm y balans, os nad yw’r taliadau yn unol â’r rhybudd hawlio yn cael eu derbyn, o fewn cyrraedd unwaith i brosesau deddfwriaethol perthnasol gael eu dilyn.
Efallai y bydd eich data cyswllt yn cael ei ddefnyddio gan Dîm Treth y Cyngor ar adegau, i gysylltu â chi i hyrwyddo’r gwasanaethau a chynnig diweddariadau ar y dulliau talu sydd ar gael.
- Gwella gwasanaeth, cynllunio/ ymchwilio gwasanaeth yn fewnol. Byddwn yn defnyddio eich gwybodaeth i wella’r gwasanaeth i chi a lle mae’n bosibl, fel nad yw’n dangos pwy ydych chi. Os ydych yn gwrthwynebu i ni ddefnyddio eich data personol, cysylltwch â ni.
- Atal/Canfod Trosedd/Twyll. Mae Deddf Troseddau Difrifol 2007 yn caniatáu i awdurdodau cyhoeddus ddatgelu gwybodaeth at ddibenion atal twyll, fel aelod o sefydliad gwrth-dwyll a nodwyd neu fel arall yn unol ag unrhyw drefniadau a wnaed gyda sefydliad o’r fath.
Gyda phwy fyddwn yn rhannu eich gwybodaeth
Rydym yn gweithio gydag ystod o sefydliadau eraill i naill ai storio gwybodaeth bersonol neu i’n cynorthwyo â darparu gwasanaethau i chi. Byddwn hefyd efallai yn rhannu eich gwybodaeth bersonol pan rydym o’r farn bod rheswm da i wneud hynny, sy’n fwy pwysig na diogelu eich preifatrwydd. Er enghraifft, efallai y byddwn yn rhannu eich gwybodaeth er mwyn canfod neu atal trosedd neu dwyll.
Byddwn yn rhannu eich gwybodaeth â:
Cyfnod cadw neu’r meini prawf a ddefnyddir i bennu’r cyfnod cadw
Byddwn yn cadw eich gwybodaeth bersonol yn unol â’r cyfnodau cadw a nodir ym Mholisïau Cadw Data/ Dogfennau'r Cyngor ar gyfer pob maes data a gasglwyd.
Caiff yr holl alwadau ffôn a dderbynnir ac a wneir drwy linellau'r Gwasanaeth Asesu Refeniw a Budd-daliadau eu recordio i bwrpasau hyfforddiant a monitro. Bydd recordiadau o’r galwadau hyn yn cael eu cadw am 90 diwrnod.
Ffynonellau'r data personol ac a ddaeth o ffynonellau sydd ar gael i’r cyhoedd
Daw’r wybodaeth bersonol yn bennaf gan y cwsmer ond gall hefyd gael ei darparu gan ffynonellau eraill ar sail unigol e.e. Asiantau Gosod, Cyfreithwyr, yr Heddlu, Landlordiaid, adrannau mewnol y Cyngor , neu unrhyw drydydd parti arall pan fo eiddo wedi’i feddiannu / yn wag.
Caiff gwybodaeth hefyd ei darparu gan gyrff eraill i gynorthwyo â’r asesiad o ddyledion Trethi'r Cyngor ac i asesu unrhyw leihad neu ostyngiad sydd efallai yn berthnasol:
- Adran Gwaith a Phensiynau
- Asiantaeth y Swyddfa Brisio
- Cyllid a Thollau Ei Mawrhydi
- Gwasanaeth Pensiynau
- Asiantaethau Cyfeirio Credyd
- Awdurdodau lleol eraill
Lle bo darparu data personol yn rhan o ofynion neu rwymedigaethau statudol neu gontract a chanlyniadau posibl methu â darparu’r data personol
Mae gennym ddyletswydd statudol i ddarparu’r gwasanaethau hyn i chi a defnyddio a datgelu eich gwybodaeth bersonol yn y modd a ddisgrifir yn yr hysbysiad preifatrwydd hwn, felly canlyniad methu â darparu eich gwybodaeth bersonol yw na fyddwn yn gallu cydymffurfio â’n dyletswydd statudol.
Gwneud penderfyniadau awtomataidd, yn cynnwys proffilio a gwybodaeth am sut y gwneir penderfyniadau, yr arwyddocâd a’r canlyniadau
Bydd rhai o’r systemau y mae Gwasanaeth Asesu Refeniw a Budd-daliadau CBSC yn eu defnyddio yn defnyddio’r data a ddarparwyd i wneud penderfyniadau awtomataidd. Mae gennych yr hawl i wrthod unrhyw benderfyniad a wneir yn awtomataidd a gofyn bod aelod o staff ‘dynol’ yn gwneud y penderfyniad.
Newidiadau i'r hysbysiad preifatrwydd hwn
Rydym yn adolygu ein hysbysiad preifatrwydd yn rheolaidd. Diweddarwyd yr hysbysiad preifatrwydd hwn ym mis Ebrill 2018.
Eich hawliau gwybodaeth
I weld hysbysiad preifatrwydd cyffredinol Conwy, ac i weld hysbysiad preifatrwydd cyffredinol Refeniw a Budd-daliadau ewch i www.conwy.gov.uk/diogeludata a www.conwy.gov.uk/hysbysiadaupreifatrwydd, gellir hefyd defnyddio’r safleoedd hyn i ganfod ein manylion cyswllt.