Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn dweud wrthych beth i’w ddisgwyl gan Dîm Asiantiaid Gorfodi CBSC pan ydym yn casglu eich gwybodaeth bersonol mewn perthynas â chasglu Treth y Cyngor, Ardrethi Annomestig Cenedlaethol, Ardoll Ardaloedd Gwella Busnes a Gwarantau Parcio sy’n orddyledus.
Mae’r Gwasanaeth Asesu Refeniw a Budd-daliadau yn cynnwys yr adrannau canlynol:
- Ardoll Ardaloedd Gwella Busnes
- Treth y Cyngor
- Cymorth Treth y Cyngor
- Prosesu Delweddau Dogfennau
- Asiantiaid Gorfodi
- Asesu Budd-daliadau Tai
- Mân Ddyledwyr a Chysoni Incymau
- Ardrethi Annomestig Cenedlaethol
Mae gan bob adran ei hysbysiad preifatrwydd ei hun. I'w gweld, dilynwch y dolenni sydd i’w cael yn nes ymlaen yn yr hysbysiad hwn.
Mae’n ofynnol yn ôl y gyfraith i’r Cyngor warchod y cyllid cyhoeddus y mae’n ei weinyddu, ac felly gall ddefnyddio unrhyw wybodaeth rydych wedi ei rhoi i atal, canfod ac ymchwilio i dwyll ac anghysonderau, ar gyfer perfformio contract, neu, dasg a gyflawnir er lles y cyhoedd, neu i gydymffurfio ag ymrwymiad cyfreithiol. Rhan 6 Deddf Archwilio ac Atebolrwydd Lleol 2014 a Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) yw’r sail Gyfreithiol.
Pwrpas ar gyfer prosesu a sail gyfreithiol ar gyfer prosesu eich gwybodaeth bersonol
- Darparu gwasanaeth. Os na fyddwch yn darparu gwybodaeth, ni fyddwn yn gallu darparu gwasanaeth i chi.
Mae anfon biliau a chasglu a gorfodi Treth y Cyngor, Trethi Annomestig Cenedlaethol ac Ardoll Ardaloedd Gwella Busnes a Dirwyon Parcio yn gyfrifoldeb statudol ar CBSC. Er mwyn galluogi i CBSC gyflawni ei ddyletswyddau/ rhwymedigaethau, mae angen i ni gasglu gwybodaeth bersonol gennych chi gan gynnwys eich enw, cyfeiriad, manylion cyswllt, dyddiad geni, gwybodaeth ariannol a gwybodaeth bersonol arall i sicrhau bod gan CBSC y manylion cywir i gasglu’r symiau sy’n ddyledus sydd wedi’u pasio i’r Tîm Asiantiaid Gorfodol, pan mae prosesau deddfwriaethol perthnasol wedi'u dilyn.
Efallai y bydd eich data cyswllt yn cael ei ddefnyddio gan Adran Treth y Cyngor, yr Adran Trethi Annomestig Cenedlaethol, Ardoll Ardaloedd Gwella Busnes a Dirwyon Parcio ar adegau, i gysylltu â chi i hyrwyddo’r gwasanaethau a chynnig diweddariadau ar y dulliau talu sydd ar gael.
- Gwella gwasanaeth, cynllunio/ymchwilio gwasanaeth. Byddwn yn defnyddio eich gwybodaeth i wella’r gwasanaeth i chi a, lle bo hynny'n bosib', fel nad yw’n eich adnabod. Os ydych yn gwrthwynebu i ni ddefnyddio eich data personol, cysylltwch â ni.
- Atal/Canfod Trosedd/Twyll. Mae Deddf Troseddau Difrifol 2007 yn caniatáu i awdurdodau cyhoeddus ddatgelu gwybodaeth at ddibenion atal twyll, fel aelod o sefydliad gwrth-dwyll a nodwyd neu fel arall yn unol ag unrhyw drefniadau a wnaed gyda sefydliad o’r fath.
Gyda phwy fyddwn yn rhannu eich gwybodaeth
Rydym yn gweithio gydag ystod o sefydliadau eraill i naill ai storio gwybodaeth bersonol neu i’n cynorthwyo â darparu gwasanaethau i chi. Byddwn hefyd efallai yn rhannu eich gwybodaeth bersonol pan rydym o’r farn bod rheswm da i wneud hynny, sy’n fwy pwysig na diogelu eich preifatrwydd. Er enghraifft, efallai y byddwn yn rhannu eich gwybodaeth er mwyn canfod neu atal trosedd neu dwyll.
Byddwn yn rhannu eich gwybodaeth â:
- Gwasanaethau/adrannau eraill CBSC at ddibenion materion Gorfodi’r Cyngor lle bo angen.
- Cyrff sy’n ymchwilio neu brosesu hawliadau.
- Asiantaethau sector cyhoeddus e.e. yr Adran Gwaith a Phensiynau, yr Adran Gyllid a Thollau, awdurdodau lleol eraill a chwmnïau sector preifat megis asiantaethau gwirio credyd.
- Cyrff sy’n gweithio i atal twyll a chefnogi mentrau twyll cenedlaethol
Cyfnod cadw neu’r meini prawf a ddefnyddir i bennu’r cyfnod cadw
Byddwn yn cadw eich gwybodaeth bersonol yn unol â’r cyfnodau cadw a nodir ym Mholisïau Cadw Data/Dogfennau'r Cyngor ar gyfer pob maes data a gasglwyd.
Ffynonellau'r data personol ac a ddaeth o ffynonellau sydd ar gael i’r cyhoedd
Mae gwybodaeth bersonol a gedwir gan y Tîm Asiantiaid Gorfodi yn bennaf yn dod gan y cwsmer ond gall hefyd gael ei darparu gan ffynonellau eraill ar sail unigol, adrannau mewnol y Cyngor, neu unrhyw drydydd parti arall pan fo eiddo wedi’i feddiannu/yn wag.
Lle bo darparu data personol yn rhan o ofynion neu rwymedigaethau statudol neu gontract a chanlyniadau posib' methu â darparu’r data personol
Mae gennym ddyletswydd statudol i ddarparu’r gwasanaethau hyn i chi a defnyddio a datgelu eich gwybodaeth bersonol yn y modd a ddisgrifir yn yr hysbysiad preifatrwydd hwn, felly canlyniad methu â darparu eich gwybodaeth bersonol yw na fyddwn yn gallu cydymffurfio â’n dyletswydd statudol.
Gwneud penderfyniadau awtomataidd, yn cynnwys proffilio a gwybodaeth am sut y gwneir penderfyniadau, yr arwyddocâd a’r canlyniadau
Bydd rhai o’r systemau y mae Gwasanaeth Asesu Refeniw a Budd-daliadau CBSC yn eu defnyddio yn defnyddio’r data a ddarparwyd i wneud penderfyniadau awtomataidd. Mae gennych hawl i wrthod unrhyw benderfyniad a wneir yn awtomataidd a gofyn bod aelod o staff yn gwneud y penderfyniad.
Newidiadau i'r hysbysiad preifatrwydd hwn
Rydym yn adolygu ein hysbysiad preifatrwydd yn rheolaidd. Diweddarwyd yr hysbysiad preifatrwydd hwn ym mis Ebrill 2018.
Eich hawliau gwybodaeth
I weld hysbysiad preifatrwydd cyffredinol Conwy, ac i weld hysbysiad preifatrwydd cyffredinol Refeniw a Budd-daliadau ewch i www.conwy.gov.uk/diogeludata a www.conwy.gov.uk/hysbysiadaupreifatrwydd, gellir hefyd defnyddio’r safleoedd hyn i ganfod ein manylion cyswllt.
Caiff yr holl alwadau ffôn a dderbynnir ac a wneir drwy linellau'r Gwasanaeth Asesu Refeniw a Budd-daliadau eu recordio i bwrpasau hyfforddiant a monitro. Bydd recordiadau o’r galwadau hyn yn cael eu cadw am 90 diwrnod.