Rydym yn defnyddio cwcis i wneud y safle hwn yn symlach. Drwy bori trwy ein tudalennau rydych yn derbyn ein defnydd o gwcis. Mae rhagor o wybodaeth ar ein tudalen preifatrwydd a chwcis.
Gwaith cynnal hanfodol ar y wefan – Heddiw (dydd Mawrth 26 Tachwedd 2019)

Byddwn yn gwneud gwaith cynnal hanfodol ar y wefan trwy gydol y dydd, a fydd yn effeithio rhywfaint ar systemau. Rydyn ni'n ymddiheuro ymlaen llaw am unrhyw anghyfleustra y gallai'r gwaith ei achosi a byddwn yn ceisio tarfu cyn lleied â phosib'.
Cartref Preswylwyr Gofal Cymdeithasol a Lles Cysylltwch â ni Sut i gael eich Cofnodion Gwasanaethau Cymdeithasol

Sut i gael eich Cofnodion Gwasanaethau Cymdeithasol


Summary (optional)
start content

Os ydych yn dymuno gweld eich cofnodion yng Nghyngor Bwrdeistref Sirol Conwy ac os ydych wedi treulio amser yn byw yng Nghonwy ac wedi cael gwasanaeth gennym, parhewch i ddarllen.

Fel gydag unrhyw sefydliad mawr, mae angen i ni gadw cofnodion er mwyn i ni gael dealltwriaeth glir o'r hyn sydd wedi digwydd a pham. Yn ôl y gyfraith, mae gennych hawl i weld y cofnodion rydym yn eu cadw amdanoch.

Beth sydd yn y cofnodion?

Rydym yn cadw gwybodaeth am ein cysylltiadau â phobl sy'n defnyddio ein gwasanaethau. Mae'r wybodaeth hon yn cael ei chadw mewn cofnodion a all fod yn ysgrifenedig neu ar gyfrifiadur. Os ydych wedi bod mewn cysylltiad â ni, wedi cyfarfod â gweithiwr cymdeithasol neu yn cael gwasanaethau gennym, byddwn â rhywfaint o gofnodion amdanoch chi a’n gwaith gyda chi. Bydd y person y byddwch yn delio â nhw, gweithiwr cymdeithasol fel arfer, yn esbonio wrthych pa wybodaeth y byddant yn eu cofnodi a pham bod arnom angen y wybodaeth hon.

A yw fy nghofnodion yn gyfrinachol?

Mae cadw cofnodion yn rhan bwysig o'n gwaith bob dydd. Rydym yn cymryd y cyfrifoldeb o ddifrif ac yn cymryd gofal ychwanegol bod y wybodaeth a gawn yn gyfrinachol yn cael ei chadw'n ddiogel. Efallai y bydd yna adegau pan mae'n rhaid i ni rannu gwybodaeth gydag eraill am amrywiaeth o resymau. O dan Ddeddf Diogelu Data 2018 a’r Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol, os oes rhaid inni rannu gwybodaeth, rhaid i ni fod yn ofalus iawn i sicrhau ein
bod ond yn rhannu’r wybodaeth sydd ei hangen. Pan fyddwn yn rhannu gwybodaeth rydym bob amser yn cadw eich diddordebau mewn cof. Bydd eich gweithiwr cymdeithasol yn esbonio wrthych pa wybodaeth rydym angen ei
rhannu a gyda phwy y byddwn yn ei rhannu.

A allaf weld y cofnodion sydd gennych amdanaf?

Yn ôl y gyfraith, mae gennych hawl i weld y cofnodion rydym yn eu cadw amdanoch. Mae Deddf Diogelu Data 1998 yn rhoi'r hawl i bobl edrych ar y wybodaeth amdanynt eu hunain sydd gennym ar gyfrifiadur ac yn ysgrifenedig. O dan y Ddeddf, gallwch weld y wybodaeth bersonol amdanoch chi eich hun sydd gan y Cyngor.

Sut ydw i'n gweld fy nghofnodion?

Dylech wneud eich cais yn ysgrifenedig neu trwy lenwi’r ffurflen isod a'i hanfon at:

Rheolwr Cofnodion a’r Archif
Blwch Post 1
CONWY
LL30 9GN

Neu trwy e-bost i: mynediadpwnc@conwy.gov.uk

Os ydych eisiau pethau penodol o’ch cofnodion, bydd yn helpu os dywedwch wrthym amdanynt pan fyddwch yn ysgrifennu atom. Bydd hyn yn ein galluogi i gael mynediad at y wybodaeth rydych ei hangen yn gyflymach.

Beth sy'n digwydd nesaf?

Byddwch yn cael llythyr o gydnabyddiaeth. Pan fydd y cofnodion ar gael i chi eu gweld, byddwn yn cysylltu â chi i drafod sut rydych eisiau’r ffeiliau.  Gallwch ofyn am weithiwr cymdeithasol i'ch tywys trwy'r cofnodion ac ateb eich cwestiynau. Gan fod cofnodion yn cynnwys gwybodaeth bersonol iawn, efallai y bydd angen cefnogaeth a hyd yn oed cwnsela ar rai pobl. Bydd y gweithiwr cymdeithasol yn gallu trefnu hyn i chi os byddwch ei angen.

Ydw i’n cael gweld popeth?

Dim ond chi fydd yn cael gweld eich cofnodion. Gallwch roi eich caniatâd i rywun arall weld eich cofnodion ar eich rhan. Fodd bynnag, mae angen i chi roi’r caniatâd hwn mewn ysgrifen. Byddwch yn gallu gweld y cofnodion papur a chyfrifiadur sydd gennym. 

Mae gan blant yr hawl i weld eu cofnodion a  rheoli pwy arall all eu gweld. Os nad yw plant yn gallu deall natur y cais, bydd eu rhieni â’r hawl i ofyn am gael gweld cofnodion eu plentyn. Os yw’r rhieni wedi gwahanu, bydd y ddau â’r hawl i ofyn am gael gweld cofnodion eu plentyn gan fod hyn yn rhan o'u cyfrifoldeb fel rhiant. Gallwch weld gwybodaeth y mae ein staff wedi’i chofnodi. Gallwch hefyd weld y cofnodion y mae sefydliadau eraill yn eu cadw os ydynt yn darparu gwasanaeth i chi ar ein rhan.

Beth nad ydw i’n cael ei weld?

Ni fyddwch yn gallu gweld:

  • cofnodion rydym yn eu cadw am bobl eraill heb eu caniatâd, hyd yn oed os ydych yn perthyn iddynt;
  • gwybodaeth rydym wedi’i derbyn amdanoch gan eraill oni bai eu bod yn berson perthnasol neu wedi rhoi eu caniatâd (dan Ddeddf Diogelu Data 1998, gallai person perthnasol gynnwys nyrs, gweithiwr cymdeithasol neu feddyg);
  • gwybodaeth sy'n cael ei hystyried yn niweidiol iawn i chi neu i eraill;
  • cofnodion sy'n ymwneud â gwaith lle mae achos cyfreithiol yn mynd rhagddo; a
  • gwybodaeth a gedwir i ddiogelu neu ganfod trosedd, neu er mwyn erlyn troseddwyr, lle mae eich cais am yr wybodaeth hon yn debygol o effeithio un o'r pwrpasau hyn, neu'r ddau.

Mae gennym yr hawl i wrthod mynediad i gofnodion yn yr achosion prin hynny lle mae person yn gwneud cais dro ar ôl tro i weld eu cofnodion.

Os ydych yn teimlo eich bod wedi cael gwrthod mynediad at eich cofnodion yn annheg, mae gennych yr hawl i apelio yn erbyn y penderfyniad hwn. Am fwy o fanylion, cysylltwch â'r swyddog cwynion:

Swyddog Cwynion Statudol
PO Box 1
Conwy
LL30 9GN
Rhif Ffôn: 01492 574078

 

Pa mor hir ydych chi'n cadw cofnodion?

Bydd hyn yn amrywio yn dibynnu ar y gwasanaeth a dderbyniwch gennym ni. Rydym yn cadw rhai cofnodion yn llawer hirach nag eraill, er enghraifft, cofnodion am blant sydd wedi bod mewn gofal ac sydd wedi cael eu mabwysiadu.  Mae cofnodion oedolion yn cael eu cadw am gyfnodau byrrach o amser na ffeiliau plant.

Pa mor hir y bydd yn ei gymryd?

Mae faint y byddwch yn gorfod aros i weld eich cofnodion yn amrywio, yn dibynnu ar faint o gofnodion
sydd gennych a pha mor gymhleth ydynt. Mewn unrhyw achos, byddwn yn gallu trefnu i chi weld eich cofnodion o fewn mis o dderbyn eich cais. Bydd y cofnodion yn perthyn i ni ac ni ellir eu symud o'r swyddfa, er y gallwch gael copi (naill ai’n electronig neu ar bapur) o'r wybodaeth a gedwir ar ffeil.

Beth fydd yn digwydd os bydd y cofnodion yn anghywir?

Byddwch eisoes yn gwybod am y rhan fwyaf o'r wybodaeth yn eich cofnodion gofal cymdeithasol wrth i ni anelu at weithio gyda phobl sy'n defnyddio ein gwasanaethau. Fodd bynnag, os ydych yn meddwl bod y cofnodion yn anghywir, gallwn eu newid. Byddwn yn gofyn i chi ddarparu tystiolaeth am beth yw’r gwahaniaethau yn eich barn chi. Byddem yn gobeithio dod i gytundeb ynghylch y newidiadau arfaethedig, ond os na allwn wneud hyn, byddwn yn rhoi eich sylwadau ar ffeil, ynghyd â'r wybodaeth nad ydych yn cytuno â hi.

Yn yr adran hon

Drag side panels here (optional)
end content

Dod o hyd i'ch ysgolion, ysbytai, gwasanaethau cyngor agosaf a mwy