Trosolwg Magic Notes (dogfen PDF)
Hysbysiad preifatrwydd
Cyflwyniad
Mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Conwy yn Rheolwr Data ac wedi’i gofrestru gyda Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth.
Y gwasanaeth a fydd yn prosesu (defnyddio) eich data personol
Gwasanaethau Cyngor Bwrdeistref Sirol Conwy.
Bydd y gwasanaethau hyn yn defnyddio Magic Notes, gwasanaeth recordio a thrawsgrifio i gefnogi cymryd nodiadau
Y rheswm (pwrpas) pam mae’n angenrheidiol prosesu eich data personol
Ar gyfer darparu gwasanaethau – mae’r gwasanaethau a ddarperir yn ymwneud â sgyrsiau, trafodaethau a gweithgareddau cyfarfodydd eraill fel rhan o linell weithgareddau busnes arferol yr awdurdod.
Y data personol a gaiff ei gasglu a’i brosesu
Bydd y wybodaeth bersonol a gaiff ei chofnodi yn ymwneud â’r categorïau data canlynol:
- Enw
- Cyfeiriad
- Rhif ffôn
- Cyfeiriad e-bost
- Rhif Yswiriant Gwladol
- Rhif GIG
- Dyddiad geni
- Rhyw
- Ethnigrwydd
- Crefydd
- Cyflyrau iechyd – corfforol, iechyd meddwl neu anghenion dysgu
- Cyflogaeth
- Manylion cyswllt am aelodau’r teulu
- Perthynas agosaf
- Statws llety
- Cenedligrwydd
- Statws priodasol
- Cyfeiriadedd rhywiol
- Gwybodaeth ariannol
- Aelodaeth undeb llafur
- Euogfarnau troseddol blaenorol
Mae’n bosib y byddwn yn gofyn am ragor o wybodaeth os bydd angen.
Y sail gyfreithiol ar gyfer prosesu eich data personol
(gweler Sail gyfreithiol ar gyfer prosesu ar wefan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth)
Cydsyniad yw’r sail gyfreithiol ar gyfer prosesu:
- Erthygl 6(1)(a) mae gwrthrych y data wedi rhoi cydysniad i chi brosesu eu data personol at un neu fwy o ddibenion penodol.
Manylion unrhyw ddata categori arbennig a gasglwyd ac a broseswyd (os o gwbl)
- Rhif Yswiriant Gwladol
- Rhif GIG
- Rhyw
- Ethnigrwydd
- Crefydd
- Cyflyrau iechyd – corfforol, iechyd meddwl neu anghenion dysgu
- Cenedligrwydd
- Statws priodasol
- Cyfeiriadedd rhywiol
- Gwybodaeth ariannol
- Aelodaeth undeb llafur
Y sail gyfreithiol ar gyfer prosesu eich data categori arbennig
(gweler Data categori arbennig ar wefan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth)
Cydsyniad penodol yw’r sail gyfreithiol ar gyfer prosesu:
- Erthygl 9(2)(a) mae gwrthrych y data wedi rhoi cydsyniad penodol i chi brosesu eu data personol at un neu fwy o ddibenion penodol, ac eithrio pan fo cyfraith ddomestig yn nodi nad oes modd i wrthrych y data godi’r gwaharddiad y cyfeirir ato ym mharagraff 1.
Sut/ble caiff eich data ei storio
Caiff y ffeil allbwn ei chadw'n fewnol, wedi’i llwytho i system gwybodaeth rheoli’r gwasanaeth perthnasol.
Caiff y ffeil sain / trawsgrifiad ei chadw'n allanol nes y cyrhaeddir diwedd y cyfnod cadw ac mae'r data'n cael ei ddinistrio.
Caiff y data ei brosesu yn y DU a’r Ardal Economaidd Ewropeaidd gan Beam / Magic Notes.
Am faint o amser y caiff eich data ei gadw
Bydd data personol o fewn Magic Notes yn cael ei gadw yn unol â pholisi Cyngor Bwrdeistref Sirol Conwy (90 diwrnod)
Gyda phwy y bydd eich data yn cael ei rannu
Yn unol â phrif
Hysbysiad Preifatrwydd Cyngor Bwrdeistref Sirol Conwy - Cyngor Bwrdeistref Sirol Conwy.
Eich hawliau data
Yn ôl y gyfraith, mae gennych amrywiaeth o hawliau dros eich data personol sy’n cynnwys:
- yr hawl i gael gwybod
- yr hawl i gael gweld y data personol rydym yn ei gadw amdanoch chi
- yr hawl i gywiro unrhyw wallau yn y data personol sydd gennym
- yr hawl i gael dileu eich data personol pan nad oes ei angen mwyach
- yr hawl, mewn amgylchiadau cyfyngedig, i gyfyngu ar sut y defnyddir eich data personol
- yr hawl i unrhyw wybodaeth rydych chi wedi ei rhoi i ni gael ei dychwelyd atoch mewn ffurf y gallwch ei rhoi i ddarparwr gwasanaeth arall os oes angen
- yr hawl i beidio â bod yn destun penderfyniad yn seiliedig ar brosesu awtomatig yn unig, gan gynnwys proffilio, sy’n cynhyrchu effeithiau cyfreithiol yn ymwneud â hi/ef neu sy’n effeithio’n sylweddol arni hi neu arno ef.
Yn yr amgylchiadau prin ble rydym yn dibynnu ar gydsyniad fel sail gyfreithiol i brosesu eich data personol, gallwch dynnu’r cydsyniad hwnnw’n ôl ar unrhyw adeg.
Gweler Hysbysiad Preifatrwydd Llawn Cyngor Bwrdeistref Sirol Conwy hefyd.
Unrhyw wybodaeth berthnasol arall (os yw’n ofynnol)
Mae Magic Notes yn prosesu eich data personol trwy recordio, trawsgrifio a chrynhoi cyfarfodydd yn dilyn y camau canlynol:
- Bydd y defnyddiwr (yr aelod o staff fydd wedi cael hyfforddiant, fel gweithiwr cymdeithasol) yn dechrau’r recordiad
- Caiff y cyfarfod ei recordio
- Bydd y defnyddiwr yn dod â’r recordiad i ben, a chaiff y ffeil sain ei chadw
- Bydd Magic Notes yn creu trawsgrifiad o’r ffeil sain
- Bydd model OpenAI Azure yn creu crynodeb o’r trawsgrifiad
- Anfonir hysbysiad at y defnyddiwr i roi gwybod iddynt bod crynodeb eu cyfarfod yn barod a bod modd ei weld yn yr ap gwe diogel
- Bydd y defnyddiwr yn adolygu’r allbwn er cywirdeb a gweld a oes angen ei olygu
- Bydd y defnyddiwr yn copïo’r crynodeb i’r system rheoli achos.
Rydym yn cyflawni ein hymrwymiadau o dan Reoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data drwy gadw data’n gyfoes; drwy ei gadw a’i ddileu yn ddiogel; drwy beidio â chasglu na chadw gormodedd o ddata; drwy ddiogelu data personol rhag cael ei golli, ei gamddefnyddio, ei weld neu ei ddatgelu heb awdurdod; a thrwy sicrhau bod dulliau technegol priodol ar waith i ddiogelu data personol.
Cyswllt gwasanaeth
Ewch i’n gwefan am fanylion cyswllt penodol y gwasanaeth, neu cysylltwch â phrif switsfwrdd Cyngor Bwrdeistref Sirol Conwy ar 01492 574000.
Uned Llywodraethu Gwybodaeth
Os oes gennych chi unrhyw gwestiynau eraill am sut y defnyddir eich data personol neu os hoffech chi arfer unrhyw un o’r hawliau y cyfeirir atynt uchod, cysylltwch â:
Uned Llywodraethu Gwybodaeth
Cyngor Bwrdeistref Sirol Conwy
Blwch Post 1
Bae Colwyn
LL29 0GG
E-bost: uned.llyw-gwyb@conwy.gov.uk
Ffôn: 01492 577215
Os credwch chi nad ydym wedi llwyddo i drin a rheoli eich data personol yn briodol, mae gennych hawl i apelio i:
Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth – Cymru, 2il Lawr
Tŷ Churchill
Ffordd Churchill
Caerdydd
CF10 2HH
E-bost: wales@ico.org.uk