- Ond yn casglu, cadw a defnyddio gwybodaeth bersonol lle mae’n angenrheidiol ac yn deg gwneud hynny.
- Yn cadw eich gwybodaeth bersonol yn ddiogel.
- Cael gwared ag unrhyw wybodaeth bersonol pan nad oes ei hangen bellach.
- Bod yn agored gyda chi ynghylch sut rydym yn defnyddio eich gwybodaeth a gyda phwy rydym yn ei rhannu; a
- Mabwysiadu a chynnal safonau uchel ymarfer gorau wrth ymdrin ag unrhyw wybodaeth bersonol.
Mae’r polisi preifatrwydd hwn yn egluro sut rydym yn defnyddio unrhyw wybodaeth bersonol y casglwn amdanoch pan rydych yn defnyddio ein gwasanaeth.
Pa wybodaeth rydym yn ei chasglu amdanoch?
Rydym yn casglu gwybodaeth amdanoch chi pan rydych yn cysylltu â Chanolfan Lôn Hen Ysgol am wybodaeth am ein gwasanaethau. Gall yr wybodaeth gynnwys eich enw, dyddiad geni, cyfeiriad e-bost, cyfeiriad post, a rhif ffôn neu symudol.
Byddwn yn defnyddio eich manylion i gynnal cofnodion cywir, ac, os ydych yn cytuno, i anfon gwybodaeth berthnasol atoch am ein gwasanaethau. Rydym hefyd yn casglu gwybodaeth pan rydych yn llenwi ffurflenni arfarnu hyfforddiant yn wirfoddol neu’n darparu adborth.
Dulliau y casglwn eich gwybodaeth
Wyneb yn wyneb:
Efallai y byddwn yn cadw cofnod o’ch ymweliad i’n cynorthwyo i ddarparu a gwella’r gwasanaethau y darparwn i chi ac i eraill. Bydd unrhyw gofnodion o’r fath sy’n cynnwys gwybodaeth bersonol yn cael eu cadw yn ddiogel.
Galwadau ffôn:
Os ydych yn ein ffonio efallai y byddwn yn cadw eich manylion er mwyn ateb eich ymholiad. Byddwn yn eich hysbysu os ydym yn cadw unrhyw wybodaeth.
E-bost:
Os ydych yn anfon e-bost atom efallai y byddwn yn cadw eich cyfeiriad e-bost fel cofnod eich bod wedi cysylltu ac er mwyn ateb eich ymholiad. Byddwn ond yn cynnwys gwybodaeth bersonol mewn e-bost er mwyn i ni roi gwasanaeth gwybodaeth i chi. Byddem hefyd yn argymell eich bod yn cadw’r wybodaeth bersonol neu gyfrinachol a anfonir atom trwy e-bost i isafswm oni bai ein bod angen yr wybodaeth i ddarparu gwasanaeth i chi.
Ar-lein / Cwcis:
Cesglir gwybodaeth gwefan gan ddefnyddio cwcis. Mae manylion ynglŷn â sut rydym yn defnyddio cwcis ar ein gwefan trwy’r ddolen ganlynol: Preifatrwydd a Chwcis
Gwefannau eraill:
Ar ein gwefan byddwch yn gweld dolenni i wefannau allanol eraill, rydym wedi eu darparu er eich gwybodaeth a chyfleustra. Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn berthnasol yn unig i Dîm Addysg Blynyddoedd Cynnar a Gofal Plant Conwy. Nid ydym yn gyfrifol am gynnwys y safleoedd hynny.Pan rydych yn ymweld â gwefannau eraill, rydym yn argymell eich bod yn cymryd amser i ddarllen eu hysbysiadau preifatrwydd.
Camerâu Cylch Caeedig:
Mae gennym systemau camerâu cylch caeedig (CCC) mewn lleoliadau allweddol er budd diogelwch ac er mwyn atal a chanfod trosedd. Mae arwyddion amlwg sy’n eich hysbysu bod CCC yn cael ei ddefnyddio ac yn darparu gwybodaeth ynghylch pwy i gysylltu â hwy i gael gwybodaeth bellach amdanynt. Byddwn ond yn datgelu delweddau i drydedd blaid er mwyn diogelwch cyhoeddus ac atal a darganfod trosedd.
Sut y byddwn yn defnyddio’r wybodaeth amdanoch chi?
Bydd yr wybodaeth a gasglwn amdanoch ond yn cael ei defnyddio;
- ar gyfer y pwrpas y darparwyd y wybodaeth ar ei gyfer, h.y. i brosesu ceisiadau grant.
- i’n galluogi i gyfathrebu gyda chi i ateb ymholiadau ac i ddosbarthu gwybodaeth.
- i fonitro ein perfformiad wrth ddarparu gwasanaethau i chi;
- i gasglu gwybodaeth ystadegol ac ymchwil i ganiatáu i ni gynllunio datblygiad pellach o’r gwasanaeth ac i gael eich barn am ein gwasanaethau neu hyfforddiant a ddarperir;
- i anfon gwybodaeth atoch am ein gwasanaeth neu hyfforddiant a ddarperir.
Am ba hyd y byddwn yn cadw’r wybodaeth?
Cedwir eich gwybodaeth bersonol yn ddiogel ar gronfeydd data Cyngor Bwrdeistref Sirol Conwy, ni fyddwn yn cadw eich gwybodaeth am fwy o amser na sydd angen. Mae ein hamserlenni cadw dogfennau yn cynnwys gwybodaeth am ba mor hir rydym yn cadw gwahanol fathau o wybodaeth. Pan fyddwn yn cael gwared a gwybodaeth bersonol byddwn yn gwneud hynny mewn modd diogel.
Gyda phwy mae eich gwybodaeth yn cael ei rhannu?
Gall eich gwybodaeth bersonol gael ei rhannu gyda Chyngor Bwrdeistref Sirol Conwy neu gyda phartneriaid ac asiantau allanol sy’n ymwneud â darparu gwasanaethau ar ein rhan. Gall y Cyngor hefyd ddarparu gwybodaeth bersonol i drydydd parti, ond dim ond ble fo’n angenrheidiol, naill ai i gydymffurfio â’r gyfraith neu ble caniateir hyn o dan Ddeddfwriaeth Diogelu Data.
Gall gwybodaeth sy’n cael ei chadw gan yr Awdurdod Lleol ar blant a phobl ifanc a’u rhieni neu warcheidwaid cyfreithiol gael ei rhannu gyda sefydliadau eraill pan fo’r gyfraith yn caniatáu hyn, e.e., gyda:
- chyrff addysgol a hyfforddiant eraill, gan gynnwys ysgolion, pan fo disgyblion yn gwneud ceisiadau am gyrsiau, hyfforddiant, trosglwyddo ysgol neu geisio arweiniad ar gyfleoedd;
- cyrff sy’n gwneud ymchwil i Llywodraeth Cymru, Awdurdodau Lleol ac ysgolion, gan sicrhau bod camau’n cael eu cymryd i gadw’r wybodaeth yn ddiogel;
- darparwyr gofal plant, gwasanaethau cymdeithasol a sefydliadau iechyd a lles eraill ble mae angen rhannu gwybodaeth i amddiffyn a chefnogi plant a phobl ifanc unigol
- amrywiol gyrff rheolaethol, fel yr ombwdsmon, awdurdodau arolygu a mentrau twyll y Llywodraeth, ble mae’r gyfraith yn gofyn i’r wybodaeth honno gael ei hanfon ymlaen fel y gallant wneud eu gwaith.
- Yn ôl y gyfraith mae’n rhaid i’r Cyngor amddiffyn arian cyhoeddus mae’n ei weinyddu ac felly gall ddefnyddio unrhyw wybodaeth a ddarparwyd gennych i atal, canfod ac ymchwilio i dwyll ac afreoleidd-dra, ar gyfer cyflawni contract, neu, dasg a wneir er budd y cyhoedd, neu i gydymffurfio â rhwymedigaeth gyfreithiol. Rhan 6 o Ddeddf Archwilio ac Atebolrwydd Lleol 2014 a Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) yw’r sail gyfreithiol.
Atal, canfod ac ymchwilio i dwyll
Yn ôl y gyfraith mae’n rhaid i’r Cyngor amddiffyn arian cyhoeddus mae’n ei weinyddu ac felly gall ddefnyddio unrhyw wybodaeth a ddarparwyd gennych i atal, canfod ac ymchwilio i dwyll ac afreoleidd-dra, ar gyfer cyflawni contract, neu, dasg a wneir er budd y cyhoedd, neu i gydymffurfio â rhwymedigaeth gyfreithiol. Rhan 6 o Ddeddf Archwilio ac Atebolrwydd Lleol 2014 a Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) yw’r sail gyfreithiol.
Sut i weld yr wybodaeth rydym yn ei chadw amdanoch
Mae gennych hawl i ofyn am gopi o’ch gwybodaeth bersonol rydym yn ei chadw amdanoch. Os hoffech wneud hynny, cysylltwch â Swyddog Diogelu Data Cyngor Bwrdeistref Sirol Conwy trwy e-bost neu trwy’r post gan roi cymaint o fanylion a phosib i ni am yr wybodaeth rydych ei hangen.
Mae gennych yr hawl i:
- Gael mynediad at yr wybodaeth bersonol mae’r Awdurdod Lleol neu ysgolion yn ei brosesu amdanoch;
- Gofyn i’r Awdurdod Lleol neu ysgolion i gywiro gwybodaeth sy’n anghywir
- Yr hawl (mewn rhai amgylchiadau) i wrthwynebu prosesu ar sail sy’n ymwneud â’ch sefyllfa arbennig chi
- Yr hawl (mewn rhai amgylchiadau) i gyfyngu prosesu
- Cwyno wrth y comisiynydd gwybodaeth sef y rheolwr annibynnol diogelu data.
Am fwy o wybodaeth am yr wybodaeth mae Tîm Addysg Blynyddoedd Cynnar a Gofal Plant yn ei chadw a’i defnyddio, neu os ydych yn dymuno defnyddio eich hawl o dan GDPR, gweler y manylion cyswllt isod:
- Trwy e-bost: EYDCPtraining@conwy.gov.uk
- Ar y ffôn: 01492 577850
- Trwy’r post – Canolfan Lôn Hen Ysgol, Church Walks, Llandudno, Conwy, LL30 2HL
Byddwch yn cael copi o’r wybodaeth a gedwir amdanoch ynghyd ag eglurhad o unrhyw godau a ddefnyddir neu unrhyw esboniad arall sydd ei angen.
Gofyn bod rhywun arall yn edrych ar eich gwybodaeth ar eich rhan
Gallwch ofyn fod rhywun arall yn edrych ar eich cofnodon ar eich rhan. I wneud hyn bydd angen i chi roi caniatâd ysgrifenedig i ni gan nodi pwy rydych eisiau i edrych ar yr wybodaeth ar eich rhan. Os yw perthynas neu rywun arall yn dymuno edrych ar gofnodion unigolyn sydd methu â rhoi eu caniatâd, bydd hyn ond yn cael ei ganiatáu os gellir dangos ei fod er budd yr unigolyn dan sylw.
I weithredu eich hawliau o dan ddeddfwriaeth Diogelu Data
Am fwy o fanylion darllenwch hysbysiad preifatrwydd llawn Cyngor Bwrdeistref Sirol Conwy ac i weithredu eich hawliau cysylltwch â:
- Trwy e-bost – info-gov.unit@conwy.gov.uk
- Ar y ffôn – 01492 577850
- Trwy’r post – Cyngor Bwrdeistref Sirol Conwy, Bodlondeb, Conwy, LL328DU
Os nad ydych yn hapus gyda’r ymateb a gewch gennym mae gennych hawl i wneud cwyn i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth:
- Trwy e-bost – wales@ico.org.uk
- Trwy’r wefan - ico.org.uk
- Ar y ffôn – 029 2067 8400
- Trwy’r post – ICO Wales, 2il Lawr, Churchill House, Churchill Way, Caerdydd, CF10 2HH