Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn dweud wrthych beth i’w ddisgwyl gan Dîm Ardrethi Annomestig Cenedlaethol ac Ardoll Ardal Gwella Busnes CBSC, pan rydym yn casglu eich gwybodaeth bersonol mewn perthynas ag anfon bil a chasglu Ardrethi Annomestig Cenedlaethol ac Ardoll Ardal Gwella Busnes.
Mae’r Gwasanaeth Asesu Refeniw a Budd-daliadau yn cynnwys yr adrannau canlynol:
- Ardoll Ardal Gwella Busnes
- Treth y Cyngor
- Cymorth Treth y Cyngor
- Prosesu Delweddau Dogfennau
- Asiantau Gorfodi
- Asesiad Budd-Daliadau Tai
- Mân Ddyledwyr a Chysoni Incymau
- Ardrethi Annomestig Cenedlaethol
Mae gan bob adran ei hysbysiad preifatrwydd ei hun, er mwyn eu gweld dilynwch y dolenni sydd i’w cael yn ddiweddarach yn yr hysbysiad hwn.
Mae’n ofynnol yn ôl y gyfraith i’r Cyngor warchod y cyllid cyhoeddus y mae’n ei weinyddu, ac felly gall ddefnyddio unrhyw wybodaeth rydych wedi ei rhoi i atal, canfod ac ymchwilio i dwyll ac anghysonderau, ar gyfer perfformio contract, neu, dasg a gyflawnir er lles y cyhoedd, neu i gydymffurfio ag ymrwymiad cyfreithiol. Rhan 6 Deddf Archwilio ac Atebolrwydd Lleol 2014 a Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) yw’r sail Gyfreithiol.
Pwrpas ar gyfer prosesu a sail gyfreithiol ar gyfer prosesu eich gwybodaeth bersonol
- Darpariaeth gwasanaeth. Os na fyddwch yn darparu gwybodaeth, ni fyddwn yn gallu darparu’r gwasanaeth hwn i chi. Mae anfon biliau a chasglu a gorfodi Trethi Annomestig Cenedlaethol ac Ardoll Ardal Gwella Busnes yn gyfrifoldeb statudol ar CBSC.
Er mwyn galluogi i CBSC gyflawni ei ddyletswyddau/ rhwymedigaethau, mae angen i ni gasglu gwybodaeth bersonol gennych chi gan gynnwys eich enw, enw masnachu busnes, manylion yn ymwneud â chwmni cyfyngedig, manylion cyswllt priodol, gwybodaeth ariannol a gwybodaeth bersonol arall i sicrhau bod gan CBSC y manylion cywir i allu creu anfoneb Trethi Annomestig Cenedlaethol ac Ardoll Ardal Gwella Busnes (lle bo’n berthnasol), gan sicrhau bod yr anfoneb yn cael ei hanfon at yr unigolyn/ cwmni cywir, i'r cyfeiriad busnes/ cartref/ prif swyddfa cywir a bod swm y balans, os nad yw’r taliadau yn unol â’r rhybudd galw yn cael eu derbyn, o fewn cyrraedd unwaith i brosesau deddfwriaethol perthnasol gael eu dilyn.
Efallai y bydd eich data cyswllt yn cael ei ddefnyddio gan yr Adran Trethi Annomestig Cenedlaethol ac Ardoll Ardal Gwella Busnes ar adegau, i gysylltu â chi i hyrwyddo’r gwasanaethau a chynnig diweddariadau ar y dulliau talu sydd ar gael.
- Gwella gwasanaeth, cynllunio/ ymchwilio gwasanaeth. Byddwn yn defnyddio eich gwybodaeth i wella’r gwasanaeth i chi a lle mae’n bosibl, fel nad yw’n eich adnabod. Os ydych yn gwrthwynebu i ni ddefnyddio eich data personol, cysylltwch â ni.
- Atal/Canfod Trosedd/Twyll. Mae Deddf Troseddau Difrifol 2007 yn caniatáu i awdurdodau cyhoeddus ddatgelu gwybodaeth at ddibenion atal twyll, fel aelod o sefydliad gwrth-dwyll a nodwyd neu fel arall yn unol ag unrhyw drefniadau a wnaed gyda sefydliad o’r fath.
Gyda phwy fyddwn yn rhannu eich gwybodaeth
Rydym yn gweithio gydag ystod o sefydliadau eraill i naill ai storio gwybodaeth bersonol neu i’n cynorthwyo â darparu gwasanaethau i chi. Byddwn hefyd efallai yn rhannu eich gwybodaeth bersonol pan rydym o’r farn bod rheswm da i wneud hynny, sy’n fwy pwysig na diogelu eich preifatrwydd. Er enghraifft, efallai y byddwn yn rhannu eich gwybodaeth er mwyn canfod neu atal trosedd neu dwyll.
Byddwn yn rhannu eich gwybodaeth â:
- Gwasanaethau / Adrannau eraill CBSC at ddibenion materion Gorfodi’r Cyngor lle bod angen.
- AGB Colwyn Cyf.
- Cyrff sy’n ymchwilio neu bresesu hawliau.
- Asiantaethau sector cyhoeddus e.e. Adran Gwaith a Phensiynau, Cyllid a Thollau Ei Mawrhydi, awdurdodau lleol eraill a chwmnïau sector preifat megis asiantaethau gwirio credyd.
- Cyrff sy’n gweithio i atal twyll a chefnogi mentrau twyll cenedlaethol.
Cyfnod cadw neu’r meini prawf a ddefnyddir i bennu’r cyfnod cadw Byddwn yn cadw eich gwybodaeth bersonol yn unol â’r cyfnodau cadw a nodir ym Mholisïau Cadw Data/ Dogfennau'r Cyngor ar gyfer pob maes data a gasglwyd.
Ffynonellau'r data personol ac a ddaeth o ffynonellau sydd ar gael i’r cyhoedd
Daw’r wybodaeth bersonol yn bennaf gan y cwsmer ond gall hefyd gael ei darparu gan ffynonellau eraill ar sail unigol e.e. Asiantau Gosod, Cyfreithwyr, yr Heddlu, Landlordiaid, adrannau mewnol y Cyngor , neu unrhyw drydydd parti arall pan fo eiddo wedi’i feddiannu / yn wag.
Caiff gwybodaeth hefyd ei darparu gan gyrff eraill i gynorthwyo â’r asesiad o ddyledion Trethi Annomestig Cenedlaethol ac Ardal Gwella Busnes ac i asesu unrhyw leihad neu ostyngiad sydd efallai yn berthnasol:
- Adran Gwaith a Phensiynau
- Asiantaeth y Swyddfa Brisio
- AGB Colwyn Cyf.
- Cyllid a Thollau Ei Mawrhydi
- Gwasanaeth Pensiynau
- Asiantaethau Cyfeirio Credyd
- Awdurdodau lleol eraill
Lle bo darparu data personol yn rhan o ofynion neu rwymedigaethau statudol neu gontract a chanlyniadau posibl methu â darparu’r data personol
Mae gennym ddyletswydd statudol i ddarparu’r gwasanaethau hyn i chi a defnyddio a datgelu eich gwybodaeth bersonol yn y modd a ddisgrifir yn yr hysbysiad preifatrwydd hwn, felly canlyniad methu â darparu eich gwybodaeth bersonol yw na fyddwn yn gallu cydymffurfio â’n dyletswydd statudol.
Gwneud penderfyniadau awtomataidd, yn cynnwys proffilio a gwybodaeth am sut y gwneir penderfyniadau, yr arwyddocâd a’r canlyniadau
Bydd rhai o’r systemau y mae Gwasanaeth Asesu Refeniw a Budd-daliadau CBSC yn eu defnyddio yn defnyddio’r data a ddarparwyd i wneud penderfyniadau awtomataidd. Mae gennych yr hawl i wrthod unrhyw benderfyniad a wneir yn awtomataidd a gofyn bod aelod o staff ‘dynol’ yn gwneud y penderfyniad.
Newidiadau i'r hysbysiad preifatrwydd hwn
Rydym yn adolygu ein hysbysiad preifatrwydd yn rheolaidd. Diweddarwyd yr hysbysiad preifatrwydd hwn ym mis Ebrill 2018.