Wrth benderfynu ar ba wybodaeth bersonol i’w chasglu, i’w defnyddio a’i dal, rydym yn ymroddedig i wneud yn siŵr y byddwn:
- Yn casglu, dal a defnyddio gwybodaeth bersonol lle mae’n angenrheidiol ac yn deg i wneud hynny'n unig.
- Yn cadw’ch gwybodaeth bersonol yn ddiogel.
- Yn cael gwared ar unrhyw wybodaeth bersonol yn ddiogel, pan nad oes ei hangen mwyach.
- Bod yn agored gyda chi ynghylch sut rydym yn defnyddio’ch gwybodaeth, a gyda phwy rydym yn ei rhannu; a
- Mabwysiadu a chynnal safonau uchel o arfer gorau, wrth drin unrhyw wybodaeth bersonol.
Mae’r polisi preifatrwydd hwn yn egluro sut rydym yn defnyddio unrhyw wybodaeth bersonol a gasglwn amdanoch, pan fyddwch yn defnyddio ein gwasanaethau.
Pa wybodaeth ydym yn ei chasglu amdanoch chi?
Rydym yn casglu gwybodaeth amdanoch chi pan fyddwch yn cofrestru i ymuno â Gwasanaeth Ieuenctid Conwy ac o gronfa ddata EMS ysgolion. Gall y wybodaeth hon gynnwys eich enw, dyddiad geni, ysgol a fynychwyd, cyfeiriad post a rhif ffôn neu symudol.
Byddwn yn defnyddio’r wybodaeth hon i ddarparu’r gwasanaethau y gofynnwyd amdanynt, cynnal cofnodion cywir, ac os ydych chi’n cytuno, i anfon gwybodaeth farchnata atoch am ddigwyddiadau neu wasanaethau a gynigiwn.
Rydym hefyd yn casglu gwybodaeth cydsyniad rhieni i ganiatáu i weithgareddau gael eu cynnal oddi ar y safle.
Sut byddwn yn defnyddio’r wybodaeth amdanoch?
Mae’r wybodaeth rydym yn ei chasglu amdanoch yn angenrheidiol ar gyfer perfformio’r contract rhyngom.
Caiff ei defnyddio:
- at y diben y gwnaethoch ddarparu’r wybodaeth, h.y. i ddod yn aelod o'r Gwasanaeth Ieuenctid;
- i’n galluogi i gyfathrebu â chi, a darparu gwasanaethau llawn mwynhad a diogel;
- i’n galluogi i gynnal ein cronfa ddata MIS yn effeithiol a rhoi gwybod am weithgaredd i Lywodraeth Cymru ac adroddiadau mewnol;
- i fonitro ein perfformiad wrth ddarparu gwasanaethau i chi;
- i gasglu gwybodaeth ystadegol i’n caniatáu i gynllunio darpariaeth gwasanaethau yn y dyfodol;
- i gael cydsyniad gan riant/rhieni neu warchodwr i fynd â chi ar deithiau a gweithgareddau.
- i anfon gwybodaeth farchnata am yr hyn rydym yn ei gynnig gyda’ch cydsyniad.
Cadw eich data personol yn ddiogel
Cedwir eich gwybodaeth bersonol yn ddiogel ar ein system rheoli gwybodaeth (QES) http://www.qes-online.com/ a rhaglen cynllun gweithredu Outcome Stars http://www.outcomesstar.org.uk/ mae’r ddwy raglen yn cydymffurfio â phrotocolau GDPR. Mae hyn yn ein galluogi i ddarparu gwasanaethau gwell i gwsmeriaid. Bydd eich data ond yn cael ei ddefnyddio at ddibenion rheoli eich cyfraniad at Wasanaeth Ieuenctid Conwy a’n hasiantaethau partner ac adrannau.
Mae’n bosibl y bydd eich data ar gael i’n partneriaid hefyd. Mae gan yr asiantaethau partner ac adrannau hyn yr un ymrwymiad i drin data yn unol â’r Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR). Defnyddir y wybodaeth hon i ddatblygu darpariaeth gwasanaeth ac neu i ddiogelu ac amddiffyn plant.
Datgelu gwybodaeth i bartïon allanol
Ni fyddwn yn datgelu eich gwybodaeth i unrhyw drydydd parti arall, oni bai fod hynny’n ofynnol dan y gyfraith.
Ni fyddwn yn rhannu’ch gwybodaeth ar gyfer dibenion marchnata gyda chwmnïau’r tu allan i Wasanaeth Ieuenctid Conwy. Ni fydd eich gwybodaeth yn cael ei throsglwyddo i unrhyw wlad y tu allan i’r Ardal Economaidd Ewropeaidd.
Gellir defnyddio’r wybodaeth rydych yn ei darparu ar gyfer dibenion ymchwil, hanesyddol neu ystadegol hefyd. Pan fo hyn yn wir, bydd y data perthnasol yn ddienw fel nad yw unrhyw nodweddion a allai arwain at adnabod pobl yn cael eu cynnwys.
Drwy gofrestru gyda’n gwasanaeth aelodaeth rydych yn caniatáu i ni gasglu gwybodaeth am eich cefndir ethnig, eich credoau crefyddol, neu unrhyw anabledd a all fod gennych, byddwn ond yn gwneud hynny i fodloni ein dyletswyddau o dan Ddeddf Cydraddoldeb 2010, ac i sicrhau bod y gwasanaeth a roddwn i chi yn addas i’ch anghenion.
Am ba hyd y byddwn yn cadw eich gwybodaeth
Ni fyddwn yn cadw’ch gwybodaeth am fwy o amser nag sydd ei angen. Yn unol â’n polisi cadw, caiff y wybodaeth hon ei chadw am 6 blynedd ar ôl 25 oed. Pan fyddwn yn cael gwared ar wybodaeth bersonol, byddwn yn gwneud hynny mewn ffordd ddiogel.
Marchnata ein Gwasanaethau
Fel aelod o Wasanaeth Ieuenctid Conwy o dro i dro mae’n bosibl y byddwn yn anfon gwybodaeth atoch ar weithgareddau a chyfleoedd sy’n gysylltiedig â’ch cyfranogiad yng Ngwasanaeth Ieuenctid Conwy. Ni fyddwn yn anfon gwybodaeth os nad ydych wedi rhoi caniatâd i dderbyn y wybodaeth hon ar ein ffurflen gofrestru FA1.
Cyllid
Mae’n ofynnol yn ôl y gyfraith i’r Cyngor warchod y cyllid cyhoeddus y mae’n ei weinyddu, ac felly gall ddefnyddio unrhyw wybodaeth rydych wedi ei rhoi i atal, canfod ac ymchwilio i dwyll ac anghysonderau, ar gyfer perfformio contract, neu, dasg a gyflawnir er lles y cyhoedd, neu i gydymffurfio ag ymrwymiad cyfreithiol. Rhan 6 Deddf Archwilio ac Atebolrwydd Lleol 2014 a Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) yw’r sail Gyfreithiol.
I arfer unrhyw rai o’ch hawliau o dan y ddeddf Diogelu Data
Os oes gennych unrhyw gwestiynau am ein polisi preifatrwydd neu’r wybodaeth yr ydym yn ei chadw amdanoch, cysylltwch â ni os gwelwch yn dda:
- drwy e-bost – youthservice@conwy.gov.uk
- dros y ffôn - 01492 575100
- drwy’r post – Gwasanaeth Ieuenctid Conwy, swyddfeydd GDC, Llyfrgell Llandudno, Mostyn St, LL30 2RP
Os nad ydych yn hapus gyda’r ymateb a gewch gennym, mae hawl gennych i wneud cwyn i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth:
Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth - Cymru
Ail Lawr
Tŷ Churchill
Ffordd Churchill
Caerdydd
CF10 2HH
Rhif Ffôn: 029 2067 8400
Ffacs: 029 2067 8399
E-bost: wales@ico.org.uk
Gwefan: ico.org.uk